Die FARA-Gruppe ist ein mittelständisches Unternehmen mit vier Standorten (Bad Homburg, Gießen, Hanau und Nidda) und über 20 Jahren Erfahrung im Bereich der Personaldienstleistungen.
FARA versteht sich als Partner für Unternehmen, um schnell und unkompliziert genau jene Mitarbeiter zu rekrutieren, die gerade gefordert sind – egal ob für ein Projekt, für einen bestimmten Zeitraum oder auch dauerhaft. Ein Team aus erfahrenen Personaldisponenten vermittelt Bewerber und Mitarbeiter in passende Stellen und sorgt dabei für reibungslose Abläufe. Neben der klassischen Arbeitnehmerüberlassung bietet FARA weitere Dienstleistungen im Bereich der Personalwirtschaft an, um so die Personalabteilung der FARA-Kunden dauerhaft zu entlasten.
Kundenanforderung
Unser Kunde musste schnell feststellen, dass ohne eine App die angestrebte Digitalisierung nicht umzusetzen war. Die FARA-Disponenten haben in ihrer täglichen Arbeit mit einer enormen Menge an Papier-Dokumenten und den darauf oft erforderlichen Unterschriften zu kämpfen. Entsprechend hoch war der Zeitaufwand: die Dokumente müssen erstellt und gedruckt sowie anschließend alle notwendigen Unterschriften eingeholt werden. Hierzu müssen die Dokumente oft (auch pandemie-bedingt) per Post hin und her versendet werden. Erst dann kann die weitere Bearbeitung der Dokumente und schließlich die Ablage erfolgen.
Unsere Lösung
In Abstimmung mit dem Kunden wurde nicht nur eine App, sondern gleich eine komplette digitale Infrastruktur entwickelt, die auch die Möglichkeit bietet, das Bewerbermanagement zu integrieren , was bis jetzt in kostenpflichtigen Diensten und Applikationen ausgeführt wurde.
Ziel war es, die Digitalisierung der Prozesse so nah wie möglich an den bislang analogen Prozessen zu orientieren, um so eine einfache Integration in die Arbeitsabläufe der FARA zu gewährleisten. Kern unserer Lösung ist eine PostgreSQL-Datenbank und eine von unserem Projektteam mit Ionic5 React entwickelte App, die mit einem mit Spring Boot und Kotlin konfigurierten Server kommuniziert. Über diesen Server erfolgt dann wiederum die Ausgabe der Dokumente für die FARA-Mitarbeiter in der Verwaltung und Disposition bzw. der Upload der Dokumente für die externen Mitarbeiter im Kundeneinsatz.
Die App wurde dabei so gestaltet, dass sie einfach und intuitiv zu bedienen ist und nur wenig Umdenken erfordert - dank ihrer Nähe zu den altbekannten analogen Dokumenten.
Die App ist gleich für 3 Plattformen verfügbar:
- IOS (erhältlich im Apple App Store)
- Android (erhältlich im Google Play Store)
- WebApp (läuft direkt im Web-Browser, ohne Installation)
Die Entwicklung erfolgte in drei Schritten:
Schritt 1: Dokumenten-Workflow
Jeder neue Mitarbeiter erhält seine persönlichen Dokumente (z.B. Sicherheitsanweisungen, Einsatzanweisungen, Urlaubsanträge, Stundenzettel etc.), die nun direkt in der App unterschrieben werden können.
Die Unterschrift der FARA-Disponenten wird nur einmal geleistet und vom System digital und automatisiert auf die jeweiligen Dokumente gesetzt .
So erhält sowohl der externe Mitarbeiter als auch die internen Bearbeiter von FARA die nötigen unterschriebenen Dokumente innerhalb kürzester Zeit, ohne vor Ort in einer der Niederlassungen zu sein und ohne tagelang auf die Zusendung per Post warten zu müssen.
Schritt 2: Zeiterfassung (inkl. Rechte und Rollenverteilung)
Die Stundenerfassung der externen Mitarbeiter erfolgte bislang ebenfalls manuell.
Bei Kunden ohne eigene Zeiterfassung kamen Stundenzettel in Papierform zum Einsatz, die von den externen Mitarbeitern bislang per Hand ausgefüllt und unterschrieben wurden. Diese wurden dann von dem Betreuer bzw. Vorarbeiter auf Kundenseite geprüft und gegengezeichnet, um schließlich bei FARA erneut geprüft zu werden, bevor die eigentliche Abrechnung der Stunden an den Kunden erfolgen konnte.
Die Zeiterfassung wurde nun analog zu dem Dokumenten-Workflow in die App integriert . Dabei wurde das Layout des Stundenzettels im Prinzip beibehalten, aber digitalisiert: im Unterschied zu vorher kann der Mitarbeiter direkt vor Ort seine Stunden digital erfassen und die Unterschrift leisten.
Auch das Gegenzeichnen durch die Vorgesetzten beim Kunden kann nun elektronisch erfolgen. Die erfassten Daten sind schließlich sofort im Anschluss für die internen FARA-Mitarbeiter zu sehen und bereit für die weitere Bearbeitung. Für die Rechnungstellung gibt es eine Schnittstelle zur Waren-wirtschaft , die unser Kunde selbst pflegt.
Schritt 3: Bewerben per App
Im letzten Schritt wird - Zug um Zug - das Bewerbermanagement der FARA integriert. Den Anfang machte ein Bewerbungsformular, mit dem sich Interessenten bei FARA als Mitarbeiter über die App bzw. WebApp bewerben können.
Auf Basis des Bewerbertools wird nun ein komplettes Bewerber-Tool für die Disposition entwickelt, mit der Möglichkeit, digitale Bewerbungen auch mit einem Foto der Bewerber zu ergänzen.
Kundennutzen
Durch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse profitiert unser Kunde in vielfacher Hinsicht:
- Die digitale Bearbeitung spart in erster Linie Zeit .
(Dokumentenversand entfällt, persönliches Erscheinen entfällt, etc.) - Entlastung der Disposition und Verwaltung
- Die Portokosten werden deutlich reduziert, da der Dokumentenversand weitestgehend entfällt.
- Druck- und Papierkosten werden deutlich reduziert , was sich auch positiv auf die Nachhaltigkeit des Unternehmens auswirkt.
Darüber hinaus ermöglicht die App die ständige und sofortige Verfügbarkeit der benötigten Informationen - unabhängig vom Aufenthaltsort oder von der gerade zur Verfügung stehenden Technik (PC, Laptop, Smartphone etc.).
Seit gut einem Jahr ist nun die FARA-App im Einsatz und rund 2.400 Mitarbeiter nutzen diese bereits. Über 45.000 Dokumente wurden in dieser Zeit schon digital versendet und bearbeitet sowie 9.400 elektronische Unterschriften geleistet.
